Como otimizar processos administrativos?

Como otimizar processos administrativos?

Muito se fala em otimizar e padronizar processos administrativos. As vantagens da padronização são inúmeras: diminui o retrabalho, reduz falhas, distribui melhor os recursos, reduz custos, aumenta a produtividade e o engajamento dos envolvidos, entre outras.

Todo processo é formado por basicamente quatro etapas: 1) entradas: que são os componentes ou recursos utilizados no processo; 2) transformação: é o processo propriamente dito, dividido em pequenas partes interligadas; 3) saídas: são os resultados ou objetivos que se pretendem atingir; 4) feedback: é o retorno da informação, ou seja, o feedback irá modificar ou reforçar o processo, numa função de controle.

Um fator importante da padronização dos processos é a possibilidade da sua automatização. Com o uso de tecnologias, integrando sistemas e dados há uma tendência cada vez maior de automatizar os processos administrativos, sendo realizados sem a necessidade de interação humana.

De qualquer forma, tudo se inicia pelo mapeamento do processo, entendo quais são os recursos utilizados, seus principais passos e quais os resultados que se esperam. Dessa forma, através de uma boa análise e o uso correto da tecnologia, as tarefas recorrentes podem ser automatizadas.

Muito se fala em otimizar e padronizar processos administrativos. As vantagens da padronização são inúmeras: diminui o retrabalho, reduz falhas, distribui melhor os recursos, reduz custos, aumenta a produtividade e o engajamento dos envolvidos, entre outras.

Todo processo é formado por basicamente quatro etapas: 1) entradas: que são os componentes ou recursos utilizados no processo; 2) transformação: é o processo propriamente dito, dividido em pequenas partes interligadas; 3) saídas: são os resultados ou objetivos que se pretendem atingir; 4) feedback: é o retorno da informação, ou seja, o feedback irá modificar ou reforçar o processo, numa função de controle.

Um fator importante da padronização dos processos é a possibilidade da sua automatização. Com o uso de tecnologias, integrando sistemas e dados há uma tendência cada vez maior de automatizar os processos administrativos, sendo realizados sem a necessidade de interação humana.

De qualquer forma, tudo se inicia pelo mapeamento do processo, entendo quais são os recursos utilizados, seus principais passos e quais os resultados que se esperam. Dessa forma, através de uma boa análise e o uso correto da tecnologia, as tarefas recorrentes podem ser automatizadas.

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