Como funciona uma consultoria empresarial?

A consultoria empresarial deve ser o agente de transformação para a organização que a contrata. Isso quer dizer que a consultoria deve auxiliar a empresa a ir do ponto “A”, que é a sua situação atual, para o ponto “B”, que é a situação desejável.

Entretanto, muitas empresas não sabem exatamente onde se encontram, quais são as origens dos seus reais problemas e por onde deve começar a resolvê-los. Por isso, o trabalho da consultoria empresarial normalmente inicia pelo diagnóstico, que é um “raio-x” da empresa, podendo abranger várias áreas ou setores: finanças, vendas, compras, produção, etc.

Após a etapa de diagnóstico e com base nas informações levantadas, inicia-se os processos de consultoria necessários para atingir os objetivos propostos. A forma de trabalho varia de acordo com o tipo de consultoria, experiência da equipe de consultores, complexidade do projeto, entre outros.

De uma maneira geral, todo projeto de consultoria deve passar pelo ciclo das funções da administração que são: planejamento, organização, direção e controle. O planejamento possibilita vislumbrar os objetivos e determinar previamente as ações para alcança-los; a organização permite alocar tarefas, recursos e processos para o resultado que se deseja; a direção, despertar e manter nas pessoas o foco necessário para atingir os objetivos e, finalmente, o controle para assegurar que estamos no caminho correto ou se ajustes devem ser realizados.

A consultoria empresarial, então, é um facilitador que ao utilizar ferramentas e processos de gestão, em conjunto com a alta direção da empresa, trabalha para elevar os resultados beneficiando não apenas a organização em si, mas todos que nela trabalham.

Organização e alto desempenho

Organização é a função administrativa que realiza os arranjos necessários, relacionando trabalho e recursos, para que objetivos sejam alcançados. Isso é feito através do agrupamento de tarefas, atribuição de pessoas ou equipes de trabalho, alocação de recursos, entre outros. A organização é o momento de colocar em prática o planejamento, em seus níveis estratégico, tático e operacional, alinhando-os para os resultados que se esperam.

Sob uma dimensão estrutural, a organização trata de determinar quais as funções e atividades serão necessárias para, por exemplo, a produção de bens e serviços.

Do ponto de vista dos recursos produtivos, a organização está relacionada ao dimensionamento dos recursos que serão necessários colocar à disposição para a produção desses bens e serviços. Esses recursos podem ser: capital humano, tecnológico, financeiro, recursos naturais, tempo, etc.

Finalmente, após a definição das funções e atividades e a alocação dos recursos necessários, a organização determina o processo operacional. Ou seja, observando critérios de competências, habilidades técnicas, prazos, custos e muitos outros, agrupa as atividades, divide e distribui tarefas entre as várias áreas para que os resultados sejam alcançados.

Então, enquanto o planejamento funciona no mundo das ideias, a função de organização trata das coisas práticas, dos recursos e como transformá-los em bens e serviços.

Planejamento Estratégico

A estratégia é um processo importante, mas nem sempre bem compreendido da gestão empresarial. Todo empreendedor que sente certa dificuldade em explicar o rumo que seu empreendimento está tomando ou deveria tomar, provavelmente não possui um planejamento estratégico ou, pelo menos, um plano minimamente formalizado.

Mas afinal, o que é um plano estratégico? Existem várias definições para estratégia, que teve sua origem no meio militar e significava a ação de comandar ou conduzir exércitos em tempo de guerra, ou seja, um esforço de guerra.

Após a Segunda Guerra Mundial a estratégia passou a ser utilizada no meio empresarial, pois as mesmas cresceram e precisavam de diretrizes, metas e caminhos a serem seguidos em todas as suas áreas. Dessa forma, numa definição mais moderna, a gestão empresarial estratégica é a forma como uma organização atinge seus objetivos, utilizando recursos que são limitados, para obter vantagem competitiva sustentável.

Sendo assim, um planejamento estratégico é um “mapa” onde esses caminhos são traçados, organizados, executados e medidos para que os objetivos empresarias sejam alcançados.

A base para a elaboração de um planejamento estratégico eficaz é conhecer o negócio em que se atua. Qual é o mercado, quais são as fontes de lucros, quais os produtos e/ou serviços são algumas das perguntas a serem feitas na construção de um bom plano estratégico.

Como otimizar processos administrativos?

Muito se fala em otimizar e padronizar processos administrativos. As vantagens da padronização são inúmeras: diminui o retrabalho, reduz falhas, distribui melhor os recursos, reduz custos, aumenta a produtividade e o engajamento dos envolvidos, entre outras.

Todo processo é formado por basicamente quatro etapas: 1) entradas: que são os componentes ou recursos utilizados no processo; 2) transformação: é o processo propriamente dito, dividido em pequenas partes interligadas; 3) saídas: são os resultados ou objetivos que se pretendem atingir; 4) feedback: é o retorno da informação, ou seja, o feedback irá modificar ou reforçar o processo, numa função de controle.

Um fator importante da padronização dos processos é a possibilidade da sua automatização. Com o uso de tecnologias, integrando sistemas e dados há uma tendência cada vez maior de automatizar os processos administrativos, sendo realizados sem a necessidade de interação humana.

De qualquer forma, tudo se inicia pelo mapeamento do processo, entendo quais são os recursos utilizados, seus principais passos e quais os resultados que se esperam. Dessa forma, através de uma boa análise e o uso correto da tecnologia, as tarefas recorrentes podem ser automatizadas.

Muito se fala em otimizar e padronizar processos administrativos. As vantagens da padronização são inúmeras: diminui o retrabalho, reduz falhas, distribui melhor os recursos, reduz custos, aumenta a produtividade e o engajamento dos envolvidos, entre outras.

Todo processo é formado por basicamente quatro etapas: 1) entradas: que são os componentes ou recursos utilizados no processo; 2) transformação: é o processo propriamente dito, dividido em pequenas partes interligadas; 3) saídas: são os resultados ou objetivos que se pretendem atingir; 4) feedback: é o retorno da informação, ou seja, o feedback irá modificar ou reforçar o processo, numa função de controle.

Um fator importante da padronização dos processos é a possibilidade da sua automatização. Com o uso de tecnologias, integrando sistemas e dados há uma tendência cada vez maior de automatizar os processos administrativos, sendo realizados sem a necessidade de interação humana.

De qualquer forma, tudo se inicia pelo mapeamento do processo, entendo quais são os recursos utilizados, seus principais passos e quais os resultados que se esperam. Dessa forma, através de uma boa análise e o uso correto da tecnologia, as tarefas recorrentes podem ser automatizadas.

5S programa de gestão de qualidade empresarial

Quando falamos em melhoria contínua de processos, produtos e serviços, frequentemente cita-se o programa 5S. Muito mais que uma ferramenta da qualidade, o 5S´s é um conceito ou uma filosofia, onde hábitos antigos são substituídos por um novo estilo de comportamento.

O objetivo do 5S é promover na organização um ambiente de trabalho limpo, seguro, produtivo e de respeito ao próximo através da conscientização de todos os envolvidos, que acabam levando esse conceito para fora do ambiente organizacional e, quando bem implantado, disseminando-o em toda a sociedade.

O nome 5S é devido à sua origem no Japão, já que os seus cinco conceitos se iniciam com a letra S. Na tradução para o português seriam:

1) Senso de UTILIZAÇÃO, arrumação, organização ou seleção (Seiri). Que significa distinguir o necessário do que é desnecessário;

2) Senso de ORDENAÇÃO, sistematização ou classificação (Seiton). Ou seja, manter locais adequados para estocar e classificar de acordo com o uso.

3) Senso de LIMPEZA, Zelo (Seisou). É o conceito de manter tudo limpo. Num sentido mais profundo é livrar-se das impurezas, purificar.

4) Senso de Asseio, HIGIENE, saúde, integridade (Seiketsu). Significa manter um ambiente agradável, seguro e em condições de trabalho favoráveis à saúde física e mental.

5) Senso de AUTODICIPLINA, educação e compromisso (Shitsuke). É tornar o aprimoramento constante um hábito. Ser educado e se comprometer com os padrões éticos e técnicos.

Em suma, o 5S é uma mudança de cultura organizacional que traz inúmeros benefícios, como a redução de desperdícios, um ambiente de trabalho sadio e produtivo e a melhoria na qualidade de vida do trabalhador.

Matriz SWOT ou Matriz FOFA para a tomada de decisões

A Análise SWOT ou Análise FOFA (Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças, em português) é uma ferramenta do planejamento estratégico criada nos anos 60 para o relacionamento dos pontos fortes e fracos das empresas, do ponto de vista do seu ambiente interno, com as oportunidades e ameaças que enfrentam no mercado.

A matriz possibilita os seguintes cruzamentos:

1) Pontos Fortes (análise interna) com as Oportunidades (ambiente externo): tirar a máxima vantagem dos pontos fortes para aproveitar ao máximo as oportunidades detectadas.

2) Pontos Fracos (análise interna) com as Oportunidades (ambiente externo): Desenvolver as estratégias que minimizem os efeitos negativos dos pontos fracos e que em simultâneo aproveitem as oportunidades emergentes.

3) Pontos Fortes (análise interna) com as Ameaças (ambiente externo): Tirar a máxima vantagem dos pontos fortes para minimizar os efeitos das ameaças detectadas.

4) Pontos Fracos (análise interna) com as Ameaças (ambiente externo): As estratégias a devem minimizar ou eliminar os pontos fracos e, tanto quanto possível, fazer frente às ameaças.

A combinação desses fatores permite a criação de cenários onde o objetivo é melhorar a tomada de decisão, ou seja, o cruzamento das informações detectadas durante o diagnóstico permite a criação de planos de ação que serão colocados em prática na execução da estratégia proposta.